Góp ý về tổ chức nhóm

[1] Ban điều hành nhóm và diễn đàn:
Số lượng: không quá 5 người
Trách nhiệm:
- Xây dựng định hướng hoạt động
- Điều hành hoạt động của nhóm theo đúng phương hướng đã đề ra
- Đại diện cho quyền lợi của các thành viên nhóm
- Xây dựng quy chế hoạt động cho các thành viên
- Xem xét kết nạp và xóa bỏ tư cách thành viên chính thức
- Chịu trách nhiệm pháp lý về việc quản lý nhóm
[2] Ban cố vấn
Số lượng: các cá nhân có kinh nghiệm, uy tín trong và ngoài nhóm được mời
Trách nhiệm:
- Cố vấn cho Ban điều hành trong việc định hướng và quản lý nhóm
- Cùng Ban điều hành hỗ trợ các nhóm giải quyết các công việc
- Giải đáp các thắc mắc của các TNV (nếu có)
[3] Ban đối ngoại
Số lượng: 3 + TNV
Trách nhiệm:
- Thay mặt nhóm tiếp xúc tìm kiếm các nguồn tài trợ cho hoạt động nhóm
- Đưa hình ảnh nhóm đến với xã hội
[4] Đội sự kiện
Số lượng: 3 + TNV
Trách nhiệm:
- Lên kế hoạch các chương trình hoạt động của nhóm
- Các thành viên chính làm việc cùng các nhóm TNV của từng quý để đưa ra chương trình hoạt động cụ thể của từng quý.
- Tham gia triển khai các chương trình.
[5] Tài chính & đối nội
Số lượng: 3 ( có thể bổ sung them TNV)
Trách nhiệm:
- Quản lý tài chính
- Thư ký các buổi họp nhóm
- Thông báo qua các kênh diễn đàn, email, sms … về các hoạt động tiếp theo của nhóm để các thành viên biết và tham gia
[6] Tình nguyện viên
Số lượng: không hạn chế
Trách nhiệm:
- Tham gia tích cực vào các hoạt động của nhóm
- Trong các TNV, sẽ có 4 nhóm TNV dăng ký ( hoặc được chỉ đinh) tham gia cùng đội sự kiện lên kế hoạch cho từng quý và tham gia triển khai (4-5 TNV/1 quý).
- Hỗ trợ và theo sự điều động hỗ trợ các đội sự kiện và ban đối ngoại thực hiện các hoạt động của nhóm

Woa!

Thanks Tuan' nhiều đã xây dựng một cơ cấu mới cho nhóm.

Chị có một vài comment với cơ cấu này, đang bàn với Bách và sẽ sớm đưa ra ý kiến trước cả nhóm sớm nhất có thể. Hôm nay thứ 2 đầu tuần chắc chưa được rồi.

Nice day, nice week 4 all !

D.Thuy

hi
nick skype cua em la vutuan1987, chi add nhe :)

(đề xuất của Thủy)
CƠ CẤU G4L
(Version 1.0, cập nhật ngày 3/8/2010)

* Nhóm kế hoạch : Plan team
- Số lượng: 5 người
- Cơ cấu: Gồm 5 người sẽ là event owner của mỗi sự kiện
- Nhiệm vụ chung cả team:
Lên kế hoạch cho mỗi sự kiện
Đứng đầu là trưởng nhóm G4L
Thành viên trong team này sẽ làm owner- program của một ctrình (lên kế hoach và lead ctrình đó chạy như thế nào, bao quát các công việc)
QUAN TRỌNG LÀ BIẾT CHƯƠNG TRÌNH CẦN GÌ VÀ BIẾT ĐIỀU PHỐI CÁC NGUỒN LỰC SẴN CÓ

* Nhóm triển khai: Action team
- Số lượng: 3 nguời
- Cơ cấu:
Phụ trách nhân sự (Human Resource): 1 nguời. Lên kế hoạch training cho mem mới, duy trì nhiệt trong nội bộ nhóm, triển khai và thông báo hội họp tới các thành viên, phân công thư ký các buổi họp...
(Đề xuất Vinh)
Phụ trách triển khai (Event creater): 2 nguời. Nhiệm vụ: phối hợp với owner program chạy các ctrình, nắm bắt các đầu việc cần chuẩn bị cho 1 event, phân công công việc cho các thành viên, có cập nhật tiến độ công việc trong mỗi event cho các thành viên.

* Nhóm tài chính: Finance team
- Số lượng: 2 nguời
- Cơ cấu:
Phụ trách tài trợ (Money soucer): 1 người: Nắm được các nguồn tài trợ cho 1 ctrình, lên kế hoạch tiếp cận, tiếp nhận contact để tài trợ, yêu cầu hỗ trợ từ các thành viên khác.
Phụ trách tài chính (Accountant leader): 1 người: quản lý các khoản thu ra/vào của nhóm, tổng kết và cập nhật chi phí sau mỗi ctrình, kế hoạch chi tiêu định kỳ tới cả nhóm.

* Ngoài ra, còn có Tư vấn và quan trọng nhất các TNV.

Note:
- Một người trong plan team có thể kiêm nhiệm trong các team khác.
- Các thành viên TNV đều phải tuân theo yêu cầu và hỗ trợ tối đa cho mỗi team leadership
- Mỗi lead có quyền yêu cầu nhân sự và hỗ trợ cho mình trong mỗi program (chọn TNV nhưng phải có kế hoạch phân công rõ ràng, deadline)
- Trong mỗi event, owner program có quyền yêu quyết định phương hướng và cách thức hoạt động cao nhất trong event đó
- Nên có 2 nhân tố kế cận , trẻ trong plan team
- ĐIỀU CỐT YẾU CỦA CƠ CẤU NÀY: Làm việc đều có deadline và plan up date mới theo đuợc form này để người khác biết mình và bíet nguời khác đang làm gì, owner- program cũng quan trọng là thế.

Một ví dụ minh họa: ctrinh trung thu sắp tới.

1 thành vien trong plan board (cũng chính là owner program): Len ke hoach hoat dong, du kien chi phi, nhan su tổng quan về ctrình, public len 4rum, hạn cuối để mỗi team có plan.

=> Các leader cua các team se tu len ke hoach cho ctrình này dưới góc độ của lĩnh vực mình đang care. VD: Money soucers sẽ dự kiến tìm nguồn tài trợ ở đâu, tự mình hoặc yêu cầu ai đó support để lên bản thông báo/ tài liệu đi xin tài trợ làn này, cần nhân sự nào hỗ trợ... Event Creater: sẽ dự kiến các việc cần làm, phân công nhân sự, số lượng mình cần, thời hạn mình cần. Accountant: Cần đối lại khoản tài chính đang có, thông báo cho owner + money sourcer...
Note: TẤT CẢ CÁC BẢN SMALL PLAN NÀY ĐỂ UP LÊN DIỄN ĐÀN TRONG 1 NGÀY NHẤT ĐỊNH, CÓ DEADLINE MỖI VIỆC.

´=> owner sẽ tổng hợp lại các việc trên, comment, tư vấn, giải quyết vuớng mắc, thống nhất các deadline và quan trọng nhất là theo sát công việc và biết xử lý khi vấn đề phát sinh tại một khâu nào đó.

(đề xuất của Bách)

Ban điều hành( 4-5 người)
* Tư vấn
* Chịu trách nhiệm pháp lý

Phụ trách nội bộ
* nắm giữ danh sách thành viên
* Tổ chức các hoạt động gắn kết nội bộ: sinh nhật, training, dã ngoại…
* phát triển thành viên mới, phụ trách việc đăng kí thành viên, cập nhật thông tin thành viên mới thường xuyên.
* Quan tâm đến các vấn đề của các cá nhân, thông báo tình hình khó khăn và các nhu cầu của các cá nhân trong nhóm cho ban điều hành.
Phụ trách: 1-2 người, là thành viên sáng lập của đội, nhiệt tình, cẩn thận và có trách nhiệm

phụ trách tài chính
Yêu cầu: 1-2 người, học kế toán, chu toàn.
* Nắm tình hình tài chính
* huy động được các nguồn lực bên ngoài hoặc lên kế hoạch huy động nguần lực bên ngoài
* Len ke hoach tai chinh cho moi chuong trinh.
* Phụ trách việc chỉ định nhóm action chuẩn bị mua đồ cho các hoạt động trong và ngoài nhóm
* Có trách nhiệm thông báo, tư vấn cho clb về tài chính

phụ trách hoạt động
Yêu cầu: 3 người
* Có trách nhiệm thu hút các clb khác, các nhóm khác và làm cho tên tuổi của clb mình được khẳng định
* Lên kế hoạch, chương trình cho clb
* thu hút các thành viên mới
* người phụ trách có trách nhiệm thường xuyên đưa ra các hoạt động nhóm: dã ngoại, trainning, cơ hội, việc làm….

Và các chương trình bên ngoài.
* người phụ trách lập dự án, chia việc cho các tnv.

Mô hình của anh Tuấn nêu trên em thấy khá ổn rồi. Cần lưu ý thêm về số lượng và chất lượng thành viên có thể đáp ứng phù hợp với các vị trí.

Ban điều hành 5 người, trong đó:
- 2 người phụ trách chính về diễn đàn và các kênh thông tin
- 3 người phụ trách về các hoạt động của nhóm
Việc phân quyền rõ ràng sẽ giúp cho quản lý, hoạt động được hiệu quả (ai sai xử ngay, ko lại kêu lỗi của chúng ta :PPP).

Ban đối ngoại là nhóm trực tiếp chịu trách nhiệm liên hệ vận động tài trợ và tiếp xúc với các đơn vị khác bên ngoài (phần lớn là thế). Vì vậy, cần có ít nhất 1 người trong Ban điều hành sẽ kiêm nhiệm 1 vị trí trong Ban đối ngoại để đảm bảo chất lượng và có đủ thẩm quyền đưa ra các quyết định ngay lập tức (VD: khi đàm phán trực tiếp)

Đội sự kiện hoạt động trong tháng hay quý có 2 nhóm chính:
- Nhóm 1: triển khai hoạt động của quý, tháng đã oke từ quý trước.
- Nhóm 2: lên kế hoạch cho cả nhóm trong quý tiếp theo theo kế hoạch năm của nhóm
Do đó, số lượng thành viên của nhóm này là 3 là chưa hợp lý (ý em là người chịu trách nhiệm)

Tài chính và đối nội:
1. Tài chính:
- Tổng kết tài chính của nhóm đầu và cuối mỗi quý, năm
- Tập hợp, theo dõi và tổng kết tài chính theo chương trình (ghi chú, những khoản chi lớn hơn 100k phải lấy hóa đơn, ko có ko duyệt chi).
- Đề xuất các ý kiến cho việc quản lý và sử dụng quỹ nhóm hợp lý (VD: quỹ dư nhiều thì đề xuất tổ chức các chương trình tình nguyện nhỏ ko mời tài trợ hay tổ chức đào tạo nội bộ...)
...
2. Đối nội:
- Quản lý thông tin thành viên (họ tên, ngày sinh, địa chỉ, ...)
- Thông báo thông tin tới các thành viên khi có yêu cầu (bằng các hình thức khác nhau được yêu cầu cụ thể: sms, diễn đàn, make a phone call...)
- Thông tin tới BQT khi có thông tin bất thường của các thành viên (đau, ốm, hỉ, hiếu, tai nạn...)
- Xử lý các mâu thuẫn, xung đột trong nhóm
- Có kế hoạch nhằm gắn kết các thành viên (mặt tinh thần)

Hiện tại xem xin góp ý chút thế thôi. Chúc nhóm ta ngày càng Prô`````` hơn

đề nghị chuyển hết những post này sang 4rum mới đi.